¿Qué es la gestión de flotas y cómo puede beneficiar a tu empresa?

Las empresas que dependen de vehículos han implementado en su día a día la gestión de flotas, es una herramienta muy importante.

Este sistema permite controlar, supervisar y optimizar el uso de la flota de vehículos, mejorando así la eficiencia, seguridad y rentabilidad del negocio.

El objetivo de la gestión de flotas es hacer que las operaciones sean más eficientes, más baratas y que garanticen la seguridad de los conductores y vehículos. se refiere al conjunto de estrategias que se usan para gestionar y optimizar el uso de una flota de vehículos.

Aspectos importantes como el mantenimiento, la localización, el consumo o incluso el comportamiento de los conductores, son los que el sistema permite controlar y supervisar en tiempo real, usando tecnología avanzada.

Diferencia entre gestión de transportes y gestión de flotas

Es cierto que ambos términos se suelen utilizar indistintamente, pero la realidad es que se refieren a cosas distintas, aunque relacionadas.

• Lo que se centra en la administración integral de los vehículos que forman parte de la empresa es la gestión de flotas. Es lo que hemos explicado que supervisa el consumo, el mantenimiento, entre otros y su objetivo es mejorar la eficiencia operativa de la flota.
• Por otra parte, la gestión de transportes se refiere a la logística y a la planificación de envíos. Temas relacionados con la entrega de mercancías, la coordinación, la optimización de rutas de transporte y la interacción con clientes. Su objetivo es garantizar que un producto llegue a su destino rápido y de una manera eficiente.
   

Como podemos observar, aunque están relacionadas, la gestión de flotas se encarga de la gestión interna de los vehículos y de su operativa, pero la gestión de transportes, de la distribución de productos.

Beneficios clave

Los beneficios van más allá de la reducción de costes, también favorecen a la seguridad, control y productividad.

Optimización de recursos y reducción de costes operativos

Existen distintas cosas que hacen que esta tecnología optimice los procesos, y estas son:

Reducción del consumo de combustible. Gracias a la monitorización de rutas, se puede reducir considerablemente el consumo al evitar una velocidad alta o acelerones.

Mantenimiento preventivo. Estos sistemas permiten programar revisiones técnicas, lo que puede hacer que se prevengan fallos.

Optimización de rutas. Con GPS y algoritmos de rutas inteligentes, se pueden evitar desvíos, atascos y temas que significan una reducción de kilómetros a recorrer.

Control del uso indebido del vehículo. Se puede controlar que un vehículo de negocio se utilice para fines personales, fuera del horario laboral.

Además de resultar más rentable, también ayuda a la sostenibilidad de la empresa, reduciendo la huella de carbono.
 

Mejora de la seguridad y control de conductores

El uso de tecnologías en tiempo real es clave para aumentar la seguridad de los conductores y los vehículos, porque permite una supervisión al momento.

Con la monitorización del comportamiento de los conductores, se pueden incluso detectar hábitos de conducción arriesgados, (acelerones bruscos, exceso de velocidad…), haciendo que se puedan corregir lo antes posible.

Gracias al GPS se puede responder rápidamente ante robos, accidentes o emergencias, incluso los sistemas más avanzados pueden enviar alertas en situaciones comprometidas.

Aumento de la productividad y eficiencia

Todos estos factores ayudan a mejorar la eficiencia operativa. Las tecnologías ayudan a optimizar rutas, haciendo así que se cumplan los plazos de una forma ágil.

Se puede también acceder a informes en tiempo real, facilitando las decisiones ante imprevistos. Todo ello garantiza un control sobre el rendimiento de los vehículos que hace que se aprovechen mejor los recursos.

Herramientas y tecnologías

Las herramientas tecnológicas que usa la gestión de flotas facilitan y automatizan muchas tareas, resultando en un gran control.

Software de gestión: características y ventajas

Esta herramienta se usa para administrar el uso de los vehículos de la empresa. El control de rutas, la monitorización del lugar de los vehículos, vigilar el consumo de combustible y generar informes del rendimiento del vehículo, es a lo que se responde el software de gestión.

Control de flotas mediante GPS

El GPS permite decirte la localización exacta de cada vehículo, lo que hace que, siguiendo un control, se puedan elegir las rutas más óptimas y se pueda supervisar el vehículo en tiempo real.

Esto y lo ya mencionado, hace que se mejore muchísimo la eficiencia en las operaciones de estos vehículos, ahorrando tiempo y evitando problemas.

Todo ello resultando en una reducción de costes y en un cliente que queda satisfecho porque le han ofrecido unos tiempos de entrega más precisos.

Sistemas avanzados para el mantenimiento preventivo

En la prevención está la clave, estos sistemas nos permiten saber posibles averías en los vehículos, haciendo que las reparaciones sean más baratas y que se esté menos tiempo sin estar activo.

Las plataformas recogen el kilometraje, el desgaste de piezas, las alertas de fallos, para que puedas programar una revisión antes de que pase nada. Esto hace que se puedan crear calendarios de mantenimiento, garantizando unos vehículos en condiciones óptimas.

Cómo implementar un sistema de gestión de flotas

Primero, se deben analizar las necesidades de la flota, identificando los puntos críticos de la operativa diaria, como por ejemplo el control de rutas, la supervisión de conductores o el mantenimiento. Este análisis te permitirá seleccionar el mejor software de gestión, considerando sus funcionalidades, la facilidad de uso y la compatibilidad con otros sistemas de la empresa.

Cuando ya has seleccionado el sistema, pasamos a la instalación de dispositivos de control, como los sistemas GPS, sensores de combustible o dispositivos de diagnóstico a bordo (OBD). Estos equipos recogen los datos esenciales de cada vehículo y los transmiten al software de gestión.

Otro paso esencial es la formación del personal. Supervisores, conductores y gestores de flota deben saber usar bien la plataforma. Garantizando un aprovechamiento óptimo de las funcionalidades del sistema y mejorando la capacidad de respuesta ante imprevistos.

En último lugar, se debe establecer un proceso de supervisión continua. Esto implica el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la realización de ajustes constantes para optimizar la operativa.

Seguros para vehículos profesionales

Si quieres proteger la inversión de tu empresa y que las operaciones estén protegidas, contar con un seguro adecuado para vehículos profesionales es fundamental.

¿Por qué es fundamental asegurar tu flota?

Los vehículos de empresa se exponen a riesgos, como accidentes, daños o robos, que pueden generar importantes costes económicos si no se dispone de la cobertura adecuada.

El seguro protege los activos de la empresa y garantiza la seguridad de los conductores, así como los terceros involucrados. Por ello, contratar un seguro adaptado a las necesidades de la flota es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y la estabilidad del negocio.

Coberturas esenciales que debes considerar

Debes elegir coberturas que se adapten a las necesidades específicas de la flota y la actividad de la empresa. El seguro de tus vehículos puede afectar a tu negocio y a su continuidad operativa evitando gastos imprevistos que puedan afectar su rentabilidad.

La responsabilidad civil obligatoria y la responsabilidad civil voluntaria, son coberturas bastante recomendadas.

También es esencial la protección contra robo y daños propios, que cubre los costes derivados de robos, vandalismo o daños accidentales en los vehículos. También la cobertura por lunas y el seguro del conductor.

Por último, la asistencia en carretera 24/7 te permitirá resolver incidencias rápidamente.

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