Gestión de archivos y almacenamiento de documentos en casa

Cuando pensamos en la gestión de archivos y la conservación de documentos, siempre tendemos a pensar que son conceptos que solo atañen a las empresas. Sin embargo, la organización de documentos es fundamental tanto a nivel profesional como en el ámbito doméstico, donde siempre conviene mantener el orden. Para ello, hay que saber cómo archivarlos correctamente, cuánto tiempo debemos guardar las facturas o cómo llevar a cabo un control más exhaustivo. 

En este artículo, resolvemos las principales dudas y te damos algunos consejos que te ayudarán a mantener una buena organización documental. ¡Toma nota!

La gestión documental es el conjunto de procesos que debemos seguir para almacenar, organizar y conservar los documentos correctamente. A priori, parece algo sencillo, pero no hacerlo de forma adecuada puede derivar en un problema a la hora de localizar archivos. Por ello, es importante tener claro cuestiones como cuánto tiempo debemos guardar la documentación, cuál es la mejor forma de ordenarla y cómo se debe eliminar con seguridad. Asimismo, es fundamental saber trasladar el proceso de gestión documental al entorno digital. 
 

¿Qué tipo de documentos se deben almacenar y en qué formato?

Antes de seguir con el artículo, nos parece importante concretar cuáles son los archivos que se deben guardar para evitar almacenar más documentos de los necesarios. La obligación de conservar los documentos atañe a todos aquellos que tengan relevancia legal, como los que mencionamos a continuación:

• Documentación bancaria. 
• Contratos de trabajo y nóminas.
• Recibos y archivos de la comunidad de propietarios.
• Declaraciones del IRPF.
• Facturas y albaranes.
• Libros contables.
• Declaraciones de impuestos.
• Copias de seguridad informática.

Otro punto importante es saber en qué formato debes guardar la documentación. Lo cierto es que el requisito principal es que la documentación que almacenes sea siempre la original y no una copia. Ahora bien, puedes guardarla en formato digital siempre y cuando sea posible garantizar su autenticidad y siempre que el contenido sea legible. 

¿Cuánto tiempo debemos conservar facturas y otros archivos?

Una de las primeras dudas que nos surgen cuando organizamos documentación es cuánto tiempo debemos guardarla. Para responder, es importante tener en cuenta qué tipo de documentos vamos a guardar y qué criterio seguimos para ello. Lo vas a entender a continuación. 

Antes de nada, debes saber que hay algunos documentos que pueden tener un requerimiento de conservación específico. Por ejemplo, la documentación relacionada con préstamos bancarios debe almacenarse hasta que estos sean devueltos y estén liquidados. Sin embargo, podemos establecer un criterio más genérico para saber durante cuánto tiempo tenemos que conservar la documentación:

• Criterio fiscal: atendiendo a la Ley General Tributaria, el plazo de almacenamiento es de 4 años a partir de que se presenten los impuestos correspondientes. Es decir, la Agencia Tributaria puede requerir documentación de los últimos cuatro años para llevar a cabo una inspección. 
• Criterio mercantil: el Código de Comercio establece que todos los documentos relacionados con el negocio se deben guardar durante 6 años. El plazo comienza a contar a partir del último asiento contable registrado. 
• Criterio penal: desde el punto de vista penal, el plazo se extiende hasta los 10 años. ¿En qué casos pueden requerir esta documentación? Por ejemplo, como prueba documental en un juicio por posible delito fiscal agravado. 

Por lo tanto, lo más recomendable es guardar la documentación durante diez años, el plazo más alto. Lo más probable es que no necesites recurrir a ella, pero, en caso de tener que hacerlo, es preferible haber sido previsor. 

 

¿Cómo archivar documentos para llevar un buen control?

Una vez tienes claro durante cuánto tiempo debes almacenar tus documentos, el siguiente paso es saber cómo hacerlo de forma óptima para que sepas dónde localizarlos rápidamente. Tanto si los conservas en formato físico como digital, la clave es tener un buen sistema de organización y jerarquía que nos permita identificar cada tipo de archivo. Estos son los pasos a seguir:

1. Revisa toda la documentación que tienes. Esta primera comprobación te ayudará a tener una fotografía general sobre qué tipos de documentos hay y cuáles están relacionados entre sí. También es clave para identificar si falta alguno.
2. Clasifica la información. Saber jerarquizar la documentación es clave para almacenarla correctamente. Para ello, define la clasificación de documentos desde los más generales hasta los más específicos. Por ejemplo, una primera clasificación puede ser el tipo de documento en sí: facturas, albaranes, libros de contabilidad, declaraciones de impuestos, etc. Después, puedes establecer un segundo método de clasificación dentro de cada uno, ordenando los documentos por fecha. 
3. Crea un sistema de codificación estándar. Esto es especialmente útil para guardar documentos digitales. Establecer el mismo sistema para nombrar o numerarlos siguiendo un orden lógico y periódico es esencial para encontrar la información. Un ejemplo claro es la numeración de facturas.
4. Identifica cada tipo de documento de forma visual. Colocar etiquetas en los archivadores es una forma de facilitar la búsqueda de información. Si guardas los documentos por orden alfabético, pon una etiqueta con cada letra para agilizar la búsqueda.
5. Guarda todos los documentos. Si tienes una carpeta para guardar facturas, acostúmbrate a almacenarlas siempre en esa misma carpeta casi de forma inmediata. De esta forma, evitarás que los documentos se traspapelen. 

 

¿Cómo eliminar documentos de forma segura?

Si ha pasado el plazo obligatorio de conservación de los documentos, el siguiente y último paso es eliminarlos. En caso de que quieras deshacerte de documentos físicos, puedes optar por métodos como la incineración o la trituración. Lo más importante es destruirlos de forma que no se puedan reconstruir.

¿Y si conservas la documentación en formato digital? En ese caso, consulta cuál es el método para eliminar la información permanentemente y de forma segura en función de la versión de tu sistema operativo. 

Y, si has contratado un Seguro de Hogar a tu medida, consulta con tu equipo de asesores cuál es la mejor opción para gestionar archivos manteniendo siempre la seguridad como prioridad. Ante cualquier duda, ¡toda ayuda es bienvenida!